Uw persoonsgegevens en uw privacy

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (hierna: AHK) is een overkoepelende organisatie voor kunstonderwijs in Amsterdam. De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten bestaat uit de volgende 6 academies: Breitner Academie, Conservatorium van Amsterdam, Nederlandse Filmacademie, Reinwardt Academie, Academie voor Theater en Dans en de Academie van Bouwkunst. Daarnaast biedt de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten de masteropleiding master Kunsteducatie. Tenslotte worden de academies ondersteund door een Servicebureau.

De AHK gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens volgens de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze Privacyverklaring informeert de AHK u over de wijze waarop de AHK met uw persoonsgegevens omgaat en wat uw rechten zijn.

Verwerking van persoonsgegevens

De AHK is aan te merken als de verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens van de, aan AHK verbonden, studenten en medewerkers in de zin van de AVG. Als uw gegevens door een van de bovengenoemde academies, masteropleiding of Servicebureau worden verwerkt dan valt deze verwerking dus onder de verantwoordelijkheid van de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten.

Doeleinden

Onze organisatie verwerkt persoonsgegevens om goed onderwijs te kunnen geven, voor te bereiden en financieel af te handelen. Verder kunnen er specifieke verwerkingen noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld om bijzondere situaties in een studieloopbaan van studenten te begeleiden of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Daarnaast verwerken wij uw gegevens ter uitvoering en verbetering van onze dienstverlening, voor het samenstellen van gebruikersstatistieken en voor verbetering van onze websites.

Wij verwerken vooral persoonsgegevens van studenten en medewerkers. Gegevens van studenten van de AHK verwerken wij om:

  • aanmeldingen voor opleidingen, cursussen of bijeenkomsten te verwerken;
  • studenten te werven en te selecteren;
  • studieresultaten, studieadvies, studievoortgang, studiebegeleiding, studieondersteuning en daaraan gerelateerde informatie te registreren en te verwerken; 
  • onderwijs te geven;
  • leermiddelen te verstrekken en leermiddelen of faciliteiten ter beschikking te stellen;
  • collegegelden te berekenen, vast te leggen en te innen;
  • studenten en hun (afstudeer)werk te publiceren en te promoten;
  • accreditaties te faciliteren;
  • geschillen te behandelen;
  • accountantscontroles uit te oefenen;
  • toepasselijke wettelijke taken uit te oefenen;
  • kwaliteit van het onderwijs te onderzoeken, evalueren en te verbeteren;
  • gezondheid, veiligheid en beveiliging te borgen;
  • organisatie-analyses en managementrapportages op te stellen.

Gegevens van medewerkers van de AHK worden door ons verwerkt om:

  • sollicitaties af te handelen;
  • medewerkers aan te stellen of contractueel in te huren;
  • arbeidsrechtelijke verplichtingen na te komen;
  • functioneren van medewerkers te bevorderen;
  • middelen te verstrekken en middelen of faciliteiten ter beschikking te stellen;
  • aanspraken op uitkeringen in verband met beëindiging van een dienstverband af te handelen;
  • geschillen te behandelen;
  • accountantscontroles uit te oefenen;
  • toepasselijke wettelijke taken uit te oefenen;
  • kwaliteit van het onderwijs te onderzoeken, evalueren en te verbeteren;
  • bedrijfsmedische zorg te organiseren;
  • gezondheid, veiligheid en beveiliging te borgen;
  • organisatie-analyses en managementrapportages op te stellen.

De persoonsgegevens worden door de AHK alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt. Voor andere doeleinden wordt expliciet uw toestemming gevraagd.

Soorten persoonsgegevens

De volgende persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens kunnen door AHK worden verwerkt:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, adres, postcode, woonplaats), telefoonnummer, e-mailadres geboortedatum en -plaats, BSN, kopie identiteitsbewijs, nationaliteit, geslacht, pasfoto, IBAN;
  • persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van de studenten en medewerkers met betrekking tot gezondheid en welzijn;
  • verzekeringsgegevens van medewerkers en van studenten;
  • indien van toepassing de datum van overlijden van betrokkene;
  • andere gegevens verzameld via camera’s die zichtbaar zijn in de gebouwen en op de terreinen van AHK of waarvan de aanwezigheid kenbaar is gemaakt;
  • overige wettelijke verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet op het hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) Belastingwet, Wet op de Identificatieplicht, Wet verbetering poortwachter enz.).

Specifiek voor studenten:

  • studentnummer, correspondentienummer ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), diploma vooropleiding, eventuele getuigschriften;
  • inschrijvingsvorm en/ of status van aspirant-student (aanmelder);
  • studiegegevens en studievoortgangsgegevens (jaar van inschrijving, opleidingen, studiefase, studievorm);
  • gegevens betreffende de aard en het verloop van de studie, alsmede de studievoortgangsresultaten en gegevens betreffende de studiebegeleiding en - ondersteuning;
  • debiteurgegevens van studenten en gegevens betreffende studiefinanciering;
  • beslissingen omtrent beëindiging van de inschrijving, verwijdering, schorsing of andere maatregelen;
  • datum waarop degenen aan wie geen getuigschrift van het afsluitend examen is uitgereikt, de AHK hebben verlaten; 
  • datum van het behalen van het getuigschrift van het afsluitend examen;
  • laatst gevolgde vooropleiding die toegang geeft tot het hoger onderwijs met vermelding van vakkenpakket;
  • jaar waarin het aan de vooropleiding verbonden diploma is behaald;
  • en van de ouders, voogden of verzorgers van studenten en cursisten: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboorteplaats, nationaliteit.

Specifiek voor medewerkers:

  • personeelsnummer, functie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, aanwezigheid, beoordeling bij beoordelingscriteria, salaris, opleiding;
  • en bij ingehuurde medewerkers: contractafspraken, KVK nummer.

In aanvulling op bovenstaande lijst verwerken studentendecanen en andere vertrouwenspersonen gegevens van persoonlijke en individuele aard, al dan niet rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces. Wat vastgelegd wordt, geschiedt steeds met toestemming van de student en is slechts toegankelijk voor de betrokken studentendecaan c.q. vertrouwenspersoon en voor de betrokken student.

Functionaris Gegevensbescherming

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten heeft een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) die erop toeziet dat de verwerking van persoonsgegevens door AHK in overeenstemming is met de AVG. De FG van de AHK is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De wettelijke taken en bevoegdheden geven deze functionaris een onafhankelijke rol in de organisatie. De rol van FG wordt op dit moment in een duo-functie uitgevoerd door:

  • Dhr. F.A. Kuipers
  • Dhr. H.G.A. Prins

U kunt de FG bereiken via e-mail: privacy@ahk.nl

Uw recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

Indien u een relatie heeft met de AHK, heeft u na een schriftelijk verzoek de mogelijkheid een opgave te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken en beheren. Indien het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen (waarbij de AHK wel gehouden is de persoonsgegevens van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), gebaseerd op de gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) van uw woonplaats, te volgen.

De AHK zal zich bij een verzoek tot verwijderen van gegevens, inzetten om de gegevens te verwijderen voor zover dit zowel technisch als juridisch mogelijk is (De AHK is bijvoorbeeld op basis van de Archiefwet gehouden bepaalde informatie te bewaren).

Indien u gebruik wilt maken van een van deze rechten dan kunt u hiertoe een verzoek indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mailadres privacy@ahk.nl. U kunt hier ook terecht met eventuele vragen over uw privacy of over uw rechten.

Verstrekking aan derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens kan de AHK gebruik maken van dienstverleners, die als verwerker uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de AHK optreden. Verwerkers werken op grond van een daartoe afgesloten verwerkersovereenkomst. Daarbuiten worden de persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, tenzij de AHK daartoe verplicht is op grond van specifieke wetgeving. Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden.

De AHK draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens alleen binnen de Europese Ruimte worden verwerkt of beheerd en niet daarbuiten. Alleen in situaties waarin er geen redelijke alternatieven zijn en het land voldoet aan de eisen die gesteld zijn door de Europese Commissie kan de AHK er voor kiezen een specifieke verwerking buiten de EER plaats te laten vinden. De AHK verstrekt alleen in enkele gevallen persoonsgegevens aan landen buiten de EER. Dit gebeurt in de volgende situaties: ten behoeve van communicatie met buitenlandse studenten die bij de AHK gaan studeren, studenten van de AHK die in het buitenland studeren, het in dienst nemen van medewerkers buiten de EER en in het kader van wetenschappelijk onderzoek.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens van studenten en medewerkers worden niet langer bewaard dan verplicht is of noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarbij hanteren wij de bewaartermijnen van de Selectielijst voor de administratieve neerslag van de Vereniging Hogescholen.

Beveiliging van persoonsgegevens

De AHK draagt - samen met eventuele verwerkers - zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van persoonsgegevens. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar, uit hoofde van hun functie of taak, toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en op grond van een wettelijke grondslag.

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de AHK passende beveiligingstechnologieën toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De AHK neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden. De AHK werkt voortdurend aan het vergroten van de bewustwording van de medewerkers en studenten over het veilig werken met persoonsgegevens.

Cameratoezicht

De AHK beschermt uw veiligheid en eigendommen onder andere via cameratoezicht in de gebouwen. De beelden van deze camera's worden zorgvuldig behandeld en bewaard. Camerabeelden worden automatisch vernietigd na vier weken tenzij de beelden bewaard moeten blijven in verband met een waargenomen incident.

Procedure melden datalekken

De AHK heeft een procedure voor het melden en afhandelen van datalekken. Meer informatie vindt u via: https://www.ahk.nl/informatiebeveiliging/datalekken/

Cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van ‘cookies’. Dit zijn kleine bestanden die met de pagina’s van deze website worden meegestuurd en door uw browser op uw computer worden opgeslagen. Met behulp van cookies kunnen voorkeuren en interesses op basis van surfgedrag onthouden worden, en gebruikt worden bij een volgend bezoek.

Meer informatie over de wijze waarop AHK cookies inzet vindt u via: https://www.ahk.nl/cookies/ 

Hyperlinks

Onze websites bevatten hyperlinks naar websites van derden. AHK is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op deze websites. Leest u de privacyverklaring van de betreffende website om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen.

Wijzigingen

De AHK behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd.

Vragen, opmerkingen of klachten

De AHK stelt uw vragen en opmerkingen met betrekking tot deze Privacyverklaring op prijs. Indien u van mening bent dat deze Privacyverklaring niet wordt nageleefd of indien een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de AHK of een verzoek in wilt dienen om gebruik te maken van uw rechten als betrokkene, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de FG via het mailadres: privacy@ahk.nl.

Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen