Je persoonsgegevens en privacy

Algemeen
De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) is een overkoepelende organisatie voor kunstonderwijs in Amsterdam. De AHK bestaat uit de volgende 6 academies: Breitner Academie, Conservatorium van Amsterdam, Nederlandse Filmacademie, Reinwardt Academie, Academie voor Theater en Dans en de Academie van Bouwkunst. Daarnaast heeft de AHK enkele academie-overstijgende organisatieonderdelen in het kader van onderzoek en innovatie. Tot slot wordt de organisatie ondersteund door een Servicebureau.

De AHK gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens, volgens de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze Privacyverklaring informeert de AHK je over de wijze waarop de AHK met je persoonsgegevens omgaat en wat je rechten zijn.

Verwerking van persoonsgegevens
De AHK is als instelling verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens van de aan AHK verbonden studenten en medewerkers in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als je gegevens door een van de bovengenoemde academies, opleiding, lectoraten, Servicebureau of ander organisatieonderdeel worden verwerkt, dan valt deze verwerking dus onder de verantwoordelijkheid van de AHK.

Doeleinden
Onze organisatie verwerkt persoonsgegevens om goed onderwijs te kunnen geven, voor te bereiden en financieel af te handelen. Verder kunnen er specifieke verwerkingen noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld om bijzondere situaties in een studieloopbaan van studenten te begeleiden of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Daarnaast verwerken wij je gegevens ter uitvoering en verbetering van onze dienstverlening, voor de samenstelling van gebruikersstatistieken en voor verbetering van onze websites. Wij verwerken vooral persoonsgegevens van studenten en medewerkers.

Gegevens van studenten van de AHK verwerken wij om:

  • aanmeldingen voor opleidingen, cursussen of bijeenkomsten te verwerken;
  • visumaanvragen te faciliteren;
  • studenten te werven en te selecteren;
  • studieresultaten, studieadvies, studievoortgang, studiebegeleiding, studieondersteuning en daaraan gerelateerde informatie te registreren en te verwerken;
  • onderwijs te geven;
  • digitaal samen te werken, waaronder via video conferencing;
  • leermiddelen te verstrekken en leermiddelen of faciliteiten ter beschikking te stellen;
  • collegegelden te berekenen, vast te leggen en te innen;
  • studenten en hun (afstudeer)werk te publiceren en te promoten;
  • accreditaties te faciliteren;
  • geschillen te behandelen;
  • accountantscontroles uit te oefenen;
  • toepasselijke wettelijke taken uit te oefenen;
  • kwaliteit van het onderwijs te onderzoeken, evalueren en te verbeteren;
  • gezondheid, veiligheid en beveiliging te borgen;
  • organisatieanalyses en managementrapportages op te stellen.

Gegevens van medewerkers van de AHK worden door ons verwerkt om:

  • sollicitaties af te handelen;
  • medewerkers aan te stellen of contractueel in te huren;
  • arbeidsrechtelijke verplichtingen na te komen;
  • functioneren van medewerkers te volgen;
  • middelen te verstrekken en middelen of faciliteiten ter beschikking te stellen;
  • aanspraken op uitkeringen in verband met beëindiging van een dienstverband af te handelen;
  • geschillen te behandelen;
  • accountantscontroles uit te oefenen;
  • toepasselijke wettelijke taken uit te oefenen;
  • kwaliteit van het onderwijs te bevorderen;
  • bedrijfsmedische zorg te organiseren;
  • gezondheid, veiligheid en beveiliging te borgen;
  • digitaal samen te werken, waaronder via video conferencing;
  • organisatie-analyses en managementrapportages op te stellen.

De persoonsgegevens worden door de AHK alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt. Voor andere doeleinden wordt expliciet je toestemming gevraagd.

Soorten persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens kunnen door AHK worden verwerkt:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, adres, postcode, woonplaats), telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, BSN, kopie identiteitsbewijs, nationaliteit, geslacht/gender, pasfoto, IBAN;
  • persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van de studenten en medewerkers met betrekking tot gezondheid en welzijn;
  • verzekeringsgegevens van medewerkers en van studenten;
  • indien van toepassing de datum van overlijden van betrokkene;
  • andere gegevens verzameld via camera’s die zichtbaar zijn in de gebouwen en op de terreinen van AHK of waarvan de aanwezigheid kenbaar is gemaakt;
  • overige wettelijke verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet op het hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) Belastingwet, Wet op de Identificatieplicht, Wet verbetering poortwachter enz.).

Specifiek voor studenten:

  • studentnummer, correspondentienummer ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), diploma vooropleiding, eventuele getuigschriften;
  • inschrijvingsvorm en/ of status van aspirant-student (aanmelder);
  • studiegegevens en studievoortgangsgegevens (jaar van inschrijving, opleidingen, studiefase, studievorm);
  • gegevens betreffende de aard en het verloop van de studie, alsmede de studievoortgangsresultaten en gegevens betreffende de studiebegeleiding en - ondersteuning;
  • debiteurgegevens van studenten en gegevens betreffende studiefinanciering;
  • beslissingen omtrent beëindiging van de inschrijving, verwijdering, schorsing of andere maatregelen;
  • datum waarop degenen aan wie geen getuigschrift van het afsluitend examen is uitgereikt, de AHK hebben verlaten;
  • datum van het behalen van het getuigschrift van het afsluitend examen;
  • laatst gevolgde vooropleiding die toegang geeft tot het hoger onderwijs met vermelding van vakkenpakket;
  • jaar waarin het aan de vooropleiding verbonden diploma is behaald;
  • en van de ouders, voogden of verzorgers van studenten en cursisten: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboorteplaats, nationaliteit.

Specifiek voor medewerkers:

  • personeelsnummer, functie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, aanwezigheid, beoordeling bij beoordelingscriteria, salaris, opleidingen, VOG;
  • en bij ingehuurde medewerkers: contractafspraken, KVK nummer, VOG.    

In aanvulling op bovenstaande lijsten verwerken studentendecanen en andere vertrouwenspersonen gegevens van persoonlijke en individuele aard, al dan niet rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces. Wat vastgelegd wordt, geschiedt steeds met toestemming van de student of medewerker en is slechts toegankelijk voor de betrokken studentendecaan c.q. vertrouwenspersoon en voor de betrokken student c.q. medewerker.

Functionaris Gegevensbescherming
De AHK heeft een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) die erop toeziet dat de verwerking van persoonsgegevens door AHK in overeenstemming is met de AVG. De FG van de AHK is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De wettelijke taken en bevoegdheden geven deze functionaris een onafhankelijke rol in de organisatie. De rol van FG wordt op dit moment in een duo-functie uitgevoerd door:

  • Dhr. F.A. Kuipers
  • Dhr. H.G.A. Prins

Je kunt de FG bereiken via: privacy@ahk.nl

Je recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
Als je een relatie hebt met de AHK, heb je na een schriftelijk verzoek de mogelijkheid een opgave te krijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken en beheren. Als het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kun je ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen (waarbij de AHK wel gehouden is de persoonsgegevens van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), gebaseerd op de gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) van je woonplaats te volgen).

De AHK zal zich bij een verzoek tot verwijderen van gegevens inzetten om de gegevens te verwijderen voor zover dit zowel technisch als juridisch mogelijk is (De AHK is bijvoorbeeld op basis van de Archiefwet gehouden bepaalde informatie te bewaren).
Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten dan kun je hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ahk.nl. Je kunt hier ook terecht met eventuele vragen over je privacy of over je rechten.

Verstrekking aan derden
Voor de verwerking van persoonsgegevens kan de AHK gebruik maken van dienstverleners, die als verwerker uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de AHK optreden. Verwerkers werken op grond van een daartoe afgesloten verwerkersovereenkomst. Daarbuiten worden de persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, tenzij de AHK daartoe verplicht is op grond van specifieke wetgeving. Je persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden.

De AHK draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of beheerd en niet daarbuiten. Alleen in situaties waarin er geen redelijke alternatieven zijn en het land voldoet aan de eisen die gesteld zijn door de Europese Commissie kan de AHK ervoor kiezen een specifieke verwerking buiten de EER plaats te laten vinden. De AHK verstrekt alleen in enkele gevallen persoonsgegevens aan landen buiten de EER. Dit gebeurt in de volgende situaties: ten behoeve van communicatie met buitenlandse studenten die bij de AHK gaan studeren, studenten van de AHK die in het buitenland studeren, het in dienst nemen van medewerkers buiten de EER en in het kader van wetenschappelijk onderzoek.

Bewaartermijnen
De persoonsgegevens van studenten en medewerkers worden niet langer bewaard dan verplicht is of noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarbij hanteren wij de bewaartermijnen van de Selectielijst voor de administratieve neerslag van de openbaar gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen, opgesteld en gepubliceerd door de Vereniging Hogescholen.

Beveiliging van persoonsgegevens
De AHK draagt - samen met eventuele verwerkers - zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van persoonsgegevens. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar, uit hoofde van hun functie of taak, toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en op grond van een wettelijke grondslag.

Om je persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de AHK passende beveiligingstechnologieën toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De AHK neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden. De AHK zorgt voor voldoende bewustzijn van de medewerkers en studenten voor het veilig werken met persoonsgegevens en werkt aan het voortdurend borgen van dat bewustzijn.

Cameratoezicht
De AHK beschermt je veiligheid en eigendommen onder andere via cameratoezicht in de gebouwen. De beelden van deze camera's worden zorgvuldig behandeld en bewaard. Camerabeelden worden automatisch vernietigd na vier weken tenzij de beelden bewaard moeten blijven in verband met een waargenomen incident.

Inzet van video conferencing en audiovisuele leermiddelen
De AHK gebruikt verschillende videotools om online leren en samenwerken mogelijk te maken. De AHK gebruikt video onder meer voor de volgende doeleinden:

  • Het vastleggen van eindwerken, (examen-) voorstellingen en het documenteren van creaties die in het kader van de studie door studenten worden gemaakt of uitgevoerd ten behoeve van dossiervoering en accreditaties;
  • Het registreren van colleges en het produceren van andere online leermiddelen;
  • Inleveren van video-praktijkopdrachten;
  • Het geven van (peer to peer) feedback;
  • Samenwerken of online lessen via “live” sessies waarbij docenten en studenten of medewerkers online aanwezig zijn;
  • Zogenaamde “asynchrone” lessen waarbij docenten onderwijsmaterialen via video delen met studenten en/of studenten gevraagd wordt video’s van hun werk in te dienen als onderdeel van het leerproces.

Live video-conferences of onderwijssessies kunnen worden opgenomen als dit voor onderwijs- of accreditatiedoeleinden (bijv. de registratie van examens) nodig is. Voor andere situaties zal eerst toestemming van alle participanten worden gevraagd.

Procedure melden datalekken
De AHK heeft een procedure voor het melden en afhandelen van datalekken. Meer informatie vind je via: https://www.ahk.nl/informatiebeveiliging/datalekken/

Cookies
Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van ‘cookies’. Dit zijn kleine bestanden die met de pagina’s van deze website worden meegestuurd en door je browser op je computer worden opgeslagen. Met behulp van cookies kunnen voorkeuren en interesses op basis van surfgedrag onthouden worden, en gebruikt worden bij een volgend bezoek. Daarnaast maakt de AHK gebruik van cookies om de effectiviteit van advertenties te meten en advertenties bij externe partijen te plaatsen op basis van eerdere bezoeken aan onze website.
 
Meer informatie over de wijze waarop AHK cookies inzet vind je via: https://www.ahk.nl/cookies/.

Hyperlinks
Onze websites bevatten hyperlinks naar websites van derden. AHK is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites. Lees de privacyverklaring van de betreffende website om te zien wat zij met je persoonsgegevens doen.

Wijzigingen
De AHK behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring.
Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

Vragen, opmerkingen of klachten
De AHK stelt je vragen en opmerkingen met betrekking tot deze Privacyverklaring op prijs. Als je van mening bent dat deze Privacyverklaring niet wordt nageleefd of als je een klacht hebt over het gebruik van je persoonsgegevens door de AHK of een verzoek in wilt dienen om gebruik te maken van je rechten als betrokkene, kun je rechtstreeks contact opnemen met de FG via het mailadres: privacy@ahk.nl.
 
Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van je persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 29 maart 2023.

Delen